Una de las actividades más importantes que se realizan para cumplir con los objetivos que se propone una empresa pero que frecuentemente son mal gestionadas, son las juntas de trabajo. Todas las empresas independientemente de su tamaño realizan juntas, ya sea para brindar información, establecer o restablecer objetivos, resolver problemas, realizar lluvias de ideas, etc. Por lo tanto, dado que es probable que se tenga que pasar mucho tiempo en ellas, es imprescindible que se aproveche al máximo el tiempo invertido, intentando eliminar todo aquello que resulte innecesario para obtener mejores resultados. En este artículo te hablaremos de cómo tener mejores juntas de trabajo y que se tiene que evitar.
¿Qué consejos puedo seguir?
Según menciona Colombo (2022) en América Latina se gasta hasta un 40% del tiempo en juntas improductivas, por lo que el primer paso antes de realizar una junta es preguntarse ¿realmente es necesario realizar una junta? Es común escuchar “todo lo que se mencionó en la junta pudo ser un email”, y en muchas ocasiones es cierto, incluso pláticas breves con algunas o algunos miembros del equipo hubiera bastado para obtener el mismo resultado. Saturar de juntas innecesarias al equipo de trabajo puede provocar que las empleadas y los empleados vean las reuniones como algo tedioso o como una pérdida de su tiempo. Si la junta es necesaria, establecer de qué tipo de junta se trata ayuda a gestionar los preparativos previos particulares que cada una requiere, Franco (2004) clasifica las juntas en tres tipo principales:
- Entrega de información: Se presentan hechos, procedimientos de trabajo, introducir nuevas políticas de trabajo o charlas de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada del tema.
- Recepción de información: En ellas se busca datos, ideas y opiniones de las y los participantes con el fin de tomar una decisión, también se les llama reuniones consultivas.
- Solución de problemas: En ellas se requieren todas las habilidades de las y los participantes para desarrollar planes que resuelvan problemas.
Prepara un plan
Una vez establecido qué tipo de junta se realizará, se prepara un plan con el objetivo u objetivos que se quieren conseguir.
Agenda de junta
Para ello se puede crear una agenda que incluya todos los temas que se han de cubrir y cuanto tiempo se le dedicará a cada tema, la hora de inicio y terminación de la junta, la ubicación y los participantes.
Dicha agenda se entrega con tiempo de anticipación a quienes participarán para que les dé oportunidad de preparar sus comentarios y la junta fluya con mayor rapidez. Es importante asignar el tiempo suficiente para cubrir cada tema pero considerando que la junta no debe alargarse demasiado de modo que las y los participantes se distraigan, si es necesario tomar más tiempo pueden optar por dividir la junta o si lo amerita tomar descansos. Para prevenir lo anterior Franco (2004) sugiere mantener los objetivos de la reunión limitados e intentar reducir los temas no relacionados, ya que las reuniones excesivamente ambiciosas con frecuencia fracasan.
Que solo esté la gente necesaria
Otro punto muy importante que se establece en la agenda es quiénes participarán en la junta, es un error frecuente convocar a demasiadas personas por lo que se debe de intentar mantener el número lo más bajo posible, solo invitando a quienes sean indispensables. Las juntas de trabajo deben de iniciar puntuales y limitar las distracciones como los teléfonos celulares y las pláticas innecesarias para cumplir con los objetivos lo más pronto posible. Crear una atmósfera amigable promueve la participación y evita las distracciones. Debe intentarse terminar la junta en el tiempo establecido, dejando unos minutos antes de terminar para realizar consideraciones generales y repasar lo conseguido en ella.
Seguimiento
Para que toda junta tenga éxito se debe tener un seguimiento de las decisiones que se hayan tomado, los resultados deben de informarse a las y los participantes, de esta forma notarán que las juntas son efectivas y sentirán que su tiempo ha sido bien aprovechado. Esto tiene un impacto positivo en el equipo de trabajo, reduciendo significativamente el estrés que puede ocasionar la saturación de juntas consideradas innecesarias y utilizar el tiempo ganado en sus tareas diarias. Realizar buenas juntas de trabajo incluso puede ser una forma de prevención ante riesgos psicosociales con mayores incidencias, como el síndrome de fatiga crónica y el síndrome de burnout.
En Mind It! encontrarás capacitaciones como Trabajo en equipo, Empatía en los equipos y Comunicación asertiva que les ayudarán a tener mejores resultados en las juntas de trabajo.
Referencias
Colombo, D. (5 de Diciembre de 2022). Reuniones de trabajo: tres tips para lograr que (todos) hablemos lo justo y aprovechemos el tiempo. Obtenido de Forbes: https://www.forbesargentina.com/liderazgo/reuniones-trabajo-tres-tips-lograr-todos-hablemos-lo-justo-aprovechemos-tiempo-n25944
G, C. A. (2 de Marzo de 2004). CONDUCCIÓN DE REUNIONES PARA LA OPERACIÓN EFICAZ DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. Obtenido de SciELO: http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0123-59232004000100003
Meza, H. (20 de Julio de 2015). 6 pasos para hacer más con menos juntas de trabajo. Obtenido de Forbes: https://www.forbes.com.mx/6-pasos-para-hacer-mas-con-menos-juntas-de-trabajo/
Microsoft 365 Team. (30 de Agosto de 2019). 5 consejos para mejorar las reuniones de trabajo en las pequeñas empresas. Obtenido de Microsoft: https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/5-tips-to-improve-small-business-meetings